قائمة مراجعة العيادة
قائمة مرجعية عملية لتوثيق العلاج الجمالي
استخدم قائمة المراجعة هذه لمراجعة كيفية قيام ممارستك بتسجيل العلاج بدءًا من تسجيل وصول المريض وحتى السجل النهائي المحفوظ. فهو يركز على الاكتمال التشغيلي والملكية الواضحة وسير العمل القابل للاسترداد، وليس على تحديد كيفية علاج المريض.
- لمن هو
- أصحاب الممارسات ومديري العيادات والممارسين العلاجيين
- وقت القراءة
- دليل 10 دقائق
- المؤلف
- Aesthetic Pass فريق التحرير
- المراجع السريري
- الدكتور عدي زعبي، MD
- تم التحديث
PDF · صفحتان · العربية
ملخص تنفيذي
ما يجب أن يجعل سير العمل الكامل سهلاً
- سجل من عالج من ومتى وبأي علاج ومنتج تم اختياره.
- قم بالتقاط المعلومات والمناطق والوحدات التي أدخلها الممارس في نقطة العمل بدلاً من إعادة بنائها لاحقًا.
- احتفظ بالصور اختيارية، ومختارة عمدًا، وربطها بالمريض والعلاج المناسبين.
- حدد ما يحدث عندما تكون الشبكة بطيئة، أو يفشل التحميل، أو يعود الممارس إلى خطوة سابقة.
من الدليل إلى الممارسة اليومية
Aesthetic Pass يربط سير عمل التوثيق الكامل
تم نشر هذا الدليل بواسطة الفريق الذي يقف وراء Aesthetic Pass. تجمع المنصة العمل الذي تم تقسيمه عبر الورق وجداول البيانات ولفافة الكاميرا والأنظمة المنفصلة في سجل علاج واحد متصل.
- وثائق العلاج المنظم
- رسم خرائط الحقن مع المجاميع التلقائية
- صور اختيارية قبل وبعد
- وثائق المنتج والدفعة
- تاريخ العلاج المحمول المملوك للمريض
- حساب طبيب واحد عبر الويب، iOS وAndroid
سجل مجانًا على الويب، وقم بتنزيل iOS أو Android، وقم بتسجيل الدخول بنفس بيانات الاعتماد. يتضمن برنامج Starter ما يصل إلى 25 مريضًا تم علاجهم بشكل مختلف؛ تكرار العلاجات لنفس الشخص لا يستهلك موقف حصص آخر.
1. قبل بدء التوثيق
يبدأ السجل الموثوق به قبل فتح مجال العلاج الأول. يجب أن تعرف الممارسة سجل المريض النشط، والممارس الذي يقوم بتوثيقه، والزيارة التي ينتمي إليها السجل. وهذا مهم بشكل خاص عندما يكون لدى العيادة العديد من الممارسين أو عندما يزور المريض أكثر من موقع واحد.
يظل الفريق السريري مسؤولاً عن خطوات التسجيل والموافقة والملاءمة التي تتطلبها سياساته واختصاصاته القضائية. يجب أن يجعل سير عمل البرنامج حالة هذه الخطوات مرئية دون التظاهر بأن مربع الاختيار المكتمل يحل محل المراجعة الاحترافية.
- تأكد من المريض المقصود والطبيب المعالج قبل إدخال بيانات العلاج.
- تأكد من تاريخ العلاج وسياق العيادة بدلاً من الاعتماد على وقت الجهاز وحده.
- قم بمراجعة التاريخ الحالي وحالة الموافقة وفقًا لإجراءات الممارسة.
- اختر نوع العلاج والمنتج من السجل المتاح بدلاً من إخفائهما في مذكرة نصية حرة.
- قرر ما إذا كانت الصور مفيدة لهذا العلاج؛ يجب أن يظل التوثيق بدون صورة مسارًا صالحًا.
القاعدة التشغيلية: إذا كان المريض أو الممارس أو الزيارة غامضة، توقف وقم بتصحيح السياق قبل إضافة تفاصيل العلاج.
2. أثناء توثيق العلاج
تكون المعلومات أكثر موثوقية عندما يتم التقاطها بالقرب من الحدث. لا ينبغي تقسيم اختيار المنتج ورقم الدفعة المُدخلة ومناطق المعالجة والوحدات بين الورق وجدول البيانات ولفافة الكاميرا وملخص لاحق. يؤدي التسلسل المنظم إلى تقليل عدد الأماكن التي يجب التوفيق بينها قبل أن تتمكن من مراجعة السجل.
بالنسبة لتوثيق السموم في Aesthetic Pass، يقوم الممارس بتسجيل الوحدات في النقاط أو المناطق الموثقة. ويتم حساب الإجمالي النهائي من تلك الإدخالات، لذلك لا يتعين على الممارس تقدير الإجمالي قبل اكتمال العمل.
- قم بتسجيل المنتج المحدد ورقم الدفعة تمامًا كما تم إدخاله أو مسحه ضوئيًا بواسطة الممارس.
- قم بتوثيق كل منطقة معالجة ذات صلة والقيم المدخلة لتلك المنطقة.
- استخدم تسمية متسقة للملاحظات؛ لا تضع معرفات المرضى في أسماء ملفات الصور أو الصادرات غير الرسمية.
- إذا تم تحديد الصور، فتأكد من أن كل صورة تخص هذا المريض وهذه الزيارة قبل التحميل.
- تعامل مع التحميل الفاشل باعتباره استثناءً صريحًا: اعرض حالته، وأعد المحاولة عمدًا ولا تشير ضمنًا إلى أنه تم تخزين الصورة حتى ينجح التحميل.
3. في المراجعة والحفظ
خطوة المراجعة هي فرصة الممارس للعثور على منتج خاطئ أو منطقة مفقودة أو صورة مكررة أو إجمالي غير متوقع. لا ينبغي أن يكون زر الحفظ هو المرة الأولى التي يعلم فيها المستخدم أن نوع العلاج المطلوب قد اختفى من الحالة أو أن تحميل الصورة فشل.
يجب أن تحدد الممارسة الحقول الإلزامية لسير العمل وأيها اختيارية. في Aesthetic Pass، تظل الصور قبل وبعد اختيارية. عند الاستخدام، يدعم سير العمل ما يصل إلى ثلاث صور قبل العلاج وما يصل إلى صورتين بعد العلاج.
-
التوفيق بين ملخص العلاج
قارن المريض ونوع العلاج والتاريخ والمنتج ومعلومات الدفعة المدخلة ومناطق العلاج مع العمل المكتمل للتو.
-
مراجعة القيم المحسوبة
بالنسبة لعلاجات السموم، قارن الإجمالي المحسوب تلقائيًا مع إدخالات المنطقة الموثقة بدلاً من كتابة إجمالي مستقل ثانٍ.
-
تأكيد حالة الصورة
تحقق من عدد الصور المتوقع وتمييز الصور التي تم تحميلها بنجاح عن الصور التي لا تزال معلقة أو الفاشلة.
-
احفظ مرة واحدة وتحقق
منع تكرار النقرات أثناء الحفظ، ثم التأكد من أن العلاج الناتج يفتح من تاريخ المريض الصحيح.
4. الملكية والوصول والفحوصات الروتينية للجودة
تعمل قائمة المراجعة فقط عندما تكون الملكية واضحة. قم بتسمية الشخص الذي يحافظ على إجراءات الممارسة، والشخص الذي يقوم بتدريب أعضاء الفريق الجدد والشخص الذي يراجع الاستثناءات. اجعل المراجعة متناسبة: يمكن لعينة قصيرة من السجلات الشهرية أن تكشف عن الفجوات المتكررة دون تحويل كل معالجة إلى مشروع إداري.
عندما تتم معالجة البيانات الشخصية، يجب أن تقوم الممارسة بتقييم التزاماتها القانونية وقواعد الاحتفاظ بها وتوزيع الأدوار. تحدد المادة 5 من GDPR المبادئ بما في ذلك تحديد الغرض وتقليل البيانات والدقة وتقييد التخزين والنزاهة والسرية. يتطلب تطبيق هذه المبادئ على عيادة معينة تقييمًا خاصًا بالسياق.
- قم بمراجعة عينة من السجلات بحثًا عن السياق المفقود والقيم غير المتناسقة والصور المعزولة.
- حافظ على الوصول المستند إلى الأدوار وقم بإزالة الوصول على الفور عندما تتغير مسؤوليات الموظفين.
- قم بتوثيق مسار إعادة المحاولة والتصعيد للشبكة، وحالات فشل التحميل والحفظ.
- اختبار إجراءات التصدير والتصحيح والحذف قبل الحاجة إليها بشكل عاجل.
- قم بتحديث SOP عندما يتغير سير عمل العلاج أو سياسة الممارسة المعمول بها.
حدود النطاق
حدود مهمة
- تعد قائمة المراجعة هذه بمثابة إرشادات تشغيلية، وليست نصيحة طبية أو نصيحة قانونية أو جدولًا كاملاً للاحتفاظ بالسجلات.
- ولا يصف المنتجات أو الجرعات أو نقاط الحقن أو صيغة الموافقة أو مدى ملاءمة العلاج.
- يجب على كل عيادة تكييف المجالات الإلزامية ومراجعة المسؤوليات وفترات الاحتفاظ بخدماتها واختصاصاتها القضائية.
FAQ
أسئلة قائمة المراجعة
هل يجب أن يتضمن كل علاج صورًا قبل وبعد؟
لا، يجب أن يظل سير العمل بدون صورة صالحًا. تقرر الممارسة متى تكون الصور مفيدة وتضمن أن لديها أساسًا وإجراءات مناسبة للتعامل معها.
هل يجب على الممارس إدخال إجمالي وحدات السموم مقدمًا؟
ليس في سير العمل الحالي Aesthetic Pass. يقوم الممارس بإدخال الوحدات أثناء توثيق المناطق، ويتم حساب الإجمالي النهائي من تلك الإدخالات للمراجعة.
هل يعتبر رقم الدفعة الذي تم إدخاله بمثابة فحص للتأكد من صحة الشركة المصنعة؟
لا، إنها معلومات المنتج التي أدخلها الممارس والمخزنة مع العلاج. لا ينبغي أن يتم تقديمها على أنها شهادة الشركة المصنعة أو دليل مستقل على صحتها.
كم مرة يجب على العيادة مراجعة عمليتها؟
اختر إيقاعًا مناسبًا للحجم والمخاطر. تعتبر العينة الشهرية القصيرة بالإضافة إلى المراجعة الفورية لحوادث التحميل أو الوصول أو الحفظ بمثابة نقطة بداية عملية، وليست متطلبًا عالميًا.
مرجع رسمي
اللائحة (EU) 679/2016 (GDPR)، المادة 5
النص الرسمي EUR-Lex لمبادئ معالجة البيانات المشار إليها في قسم الإدارة.
مفتوح المصدر: اللائحة (EU) 679/2016 (GDPR)، المادة 5قم بتطبيقه على ممارستك
قم بالتجول عبر تدفق الوثائق الحالي الخاص بك
قم بإحضار مثال حقيقي لسير العمل مجهول الهوية إلى العرض التوضيحي الذي يقوده المؤسس. سنقوم بتحديد الخطوات دون أن نطلب منك تحميل بيانات المريض أو الالتزام بخطة مدفوعة.
ناقش سير العمل الخاص بك